Loop.co.id - Surat pengiriman barang merupakan dokumen penting yang dapat membantu kelancaran proses logistik dan pengiriman. Dengan informasi yang lengkap tentang pengiriman barang, bisa dipastikan semua barang yang dikirim sudah sesuai dengan permintaan penerima.
Saat mengirim barang maka penerima akan memerlukan dokumen tambahan untuk membuktikan bahwa paket telah dikirimkan dengan benar. Surat keterangan pengiriman inilah cara penting untuk memastikan bahwa paket dan isinya sesuai dengan jumlah dan kualitas yang ditentukan dalam kontrak.
Lalu, apakah surat pengiriman barang itu? Apa sajakah fungsinya? Bagaimana cara menyusunnya? Di artikel ini, kami akan membahas tuntas terkait arti dari surat pengiriman ini termasuk fungsi dan bagaimana cara membuatnya.
Apa Itu Surat Pengiriman Barang?
Surat pengiriman barang merupakan surat yang disertakan dalam proses pengiriman produk yang ditujukan untuk perseorangan, CV, PT, maupun badan pemerintahan. Tujuan surat pengiriman ini dibuat agar penerima dapat memastikan barang yang dikirim sudah sesuai yang diminta.
Surat ini dibuat oleh pihak ekspedisi selaku vendor pengirim barang. Dengan surat ini, penerima dapat mengecek barang yang sampai dan mengajukan komplain jika memang ada kerusakan atau kehilangan.
Fungsi Surat Pengiriman Barang
Surat pengiriman barang memiliki banyak fungsi penting baik bagi penerima maupun pengirim. Berikut adalah penjelasan fungsi-fungsi surat keterangan pengiriman barang:
- Berfungsi sebagai pemberitahuan terkait rincian barang yang diangkut oleh ekspedisi. Dengan demikian, penerima dapat memastikan barang yang diangkut ekspedisi sudah sesuai dengan pesanan.
- Dapat menjadi salah satu bukti untuk mengajukan komplain kepada pengirim apabila ada ketidaksesuaian barang yang diterima. Penerima dapat melampirkan surat pemberitahuan barang untuk mendapatkan kompensasi.
- Memiliki fungsi untuk menagih pembayaran yang belum lunas kepada penerima. Dalam beberapa kasus, penerima baru akan melunasi pembayaran apabila barang sudah sampai. Tipe pembayaran ini hampir sama dengan sistem COD di marketplace.
- Dapat dijadikan bukti bahwa pengirim sudah benar-benar melakukan pengiriman barang kepada penerima. Jika suatu saat terjadi perselisihan, Surat pemberitahuan barang dapat dijadikan bukti kuat.
Bagian-Bagian Penting Dalam Surat Pemberitahuan Barang
Apa sajakah komponen yang harus ada dalam surat keterangan pemberitahuan barang? Untuk membuat surat ini, kamu memerlukan beberapa komponen berikut ini agar surat tersebut valid.
1. Kop Surat
Kop surat, pada umumnya, berisi nama perusahaan, alamat, serta nomor telepon. Bagian ini merupakan bagian yang sangat penting sehingga kamu harus mengisinya dengan hati-hati. Pastikan nomor telepon dapat dihubungi dan alamat yang tercantum sudah sesuai dengan alamat perusahaan.
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan bagian penting untuk kebutuhan internal perusahaan. Dimana dengan nomor surat ini kamu bisa mengetahui nomor korespondensi surat yang sudah dibuat sebelumnya. Umumnya, nomor surat melampirkan kode tersendiri tergantung dari kepentingan surat tersebut.
3. Nama Dan Alamat Tujuan
Nama dan alamat tujuan surat menyurat merupakan bagian penting lainnya yang harus dilengkapi. Dengan demikian, surat pengiriman barang ini akan sampai ke tangan pihak yang berkepentingan. Pastikan nama dan alamat tujuan yang diinput valid.
4. Perihal Surat
Perihal surat adalah hal penting lain yang wajib dicantumkan. Bagian ini menyebutkan kepentingan surat ini dibuat. Tujuannya adalah agar penerima mengetahui apa maksud dari surat tersebut.
5. Rincian Barang
Komponen penting lainnya adalah rincian barang. Daftar barang yang diinput di dalam surat pengiriman barang haruslah sesuai dengan fisiknya. Untuk itu, ekspedisi wajib memastikan isi dari barang yang dikirim agar tidak ada kesalahan.
Umumnya, rincian barang berisi tentang jenis barang, jumlah barang, dan harga dari barang tersebut. Rincian ini juga harus menjelaskan tipe pembayaran. Jika penerima harus melunasi sebagian pembayaran saat barang sampai, maka hal tersebut harus disampaikan di dalam surat ini.
Jenis Dokumen Yang Diperlukan Dalam Pengiriman Barang
Selain surat keterangan pengiriman barang, ada pula beberapa dokumen lain yang serupa. Dokumen-dokumen tersebut adalah:
1. Shipping Instruction
Shipping Instruction merupakan dokumen instruksi atau perintah pengiriman barang yang dibuat oleh pengirim kepada ekspedisi. Isi dari surat ini adalah nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, jenis barang, dan jumlah barang.
Setelah Shipping Instruction diserahkan kepada ekspedisi, pihak ekspedisi akan memproses surat ini dan menjadwalkan pengiriman.
2. Packing List
Lampiran ini berisi tentang jenis barang yang akan dikirim, jumlah barang, ukuran barang, dan berat barang. Dari lampiran ini, nantinya perusahaan ekspedisi akan memberikan perkiraan harga muat yang perlu ditanggung pelanggan
3. Invoice
Invoice merupakan faktur tagihan yang perlu dibayarkan kepada ekspedisi. Tagihan ini akan diberikan kepada pihak yang bertanggung jawab untuk menanggung biaya pengiriman, baik pengirim ataupun penerima. Isi dari invoice adalah total biaya yang harus dibayarkan beserta rinciannya.
4. Airway Bill
Airway Bill adalah dokumen yang membuktikan bahwa barang telah diproses oleh ekspedisi. Tujuan dari surat ini adalah bukti untuk mengambil barang yang diangkut oleh pihak ekspedisi. Bisa juga, surat ini dipakai untuk emnagih pembayaran kepada penerima apabila penerima belum membayar semua tagihan.
Perbedaan Antara Delivery Order Dan Surat Pengiriman Barang
Delivery order merupakan dokumen yang dapat dibuat oleh pihak manapun termasuk pengirim atau penerima barang. Delivery order bertujuan untuk memesan atau menginstruksikan pengiriman barang yang akan dilakukan oleh pihak ekspedisi.
Sedangkan surat pengiriman barang adalah dokumen yang berisi tentang rincian produk yang dikirim. Seperti jenis, berat, ataupun volume total produk. Surat ini hanya bisa dibuat oleh pihak ekspedisi yang ditunjuk untuk mengangkut barang.
Jenis-Jenis Surat Pengiriman Barang
Ada dua jenis surat pengiriman barang yang seringkali dibuat oleh ekspedisi. Yang pertama adalah surat keterangan pengiriman berbahasa Inggris, dan yang kedua adalah surat pengiriman berbahasa Indonesia.
Surat pengiriman berbahasa Inggris umumnya dibuat untuk kegiatan ekspor. Ekspedisi akan membuat surat ini berdasarkan rincian barang yang dikirim namun menggunakan bahasa Inggris. Berikut adalah contoh surat berbahasa Inggris (foto)
Surat pengiriman berbahasa Indonesia umumnya dibuat untuk kegiatan pengiriman di dalam negeri. Surat ini harus dibuat secara rinci dan valid dan disetujui oleh pihak pengirim. Berikut adalah contoh surat pengiriman berbahasa Indonesia (foto).
FAQ
Apakah Sajakah Komponen Dalam Surat Pengiriman Barang
Di dalam surat keterangan ini harus ada kop surat, perihal surat, nama dan alamat pengirim. Di dalamnya juga harus ada rincian barang yang dikirim.
Mengapa Surat Ini Sangat Penting?
Surat ini bertujuan sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diproses oleh ekspedisi. Surat ini juga berfungsi sebagai bukti kuat untuk pengajuan klaim.
Akhir Kata
Surat pengiriman barang adalah dokumen penting yang dibuat oleh pihak ekspedisi sebagai bukti bahwa produk yang akan dikirim telah diproses oleh ekspedisi. Surat ini bisa dibuat dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris sesuai kebutuhan.
